Work in Progress · Entwickelt in Eigenregie

Prozesse, die sich selbst verwalten.

AIORES — All In One Real Estate Software — ist meine private Antwort auf wiederkehrende, manuelle Abläufe in der Immobilienverwaltung. Ein Werkzeugkasten, der Verwaltung, Dokumentation und Kommunikation an einem Ort zusammenführt, statt sie auf zehn Insellösungen zu verteilen.

StatusIn aktiver Entwicklung
FokusWEG & Verwaltung
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01 — Der Ausgangspunkt
Aus verstreuten Abläufen wird ein durchgängiger Prozess.
Der Verwaltungsalltag
Viele Vorgänge, verstreut über Kanäle und Werkzeuge.
E-Mail-Anfragen Angebote Rechnungen Schäden Zählerstände Wohnungsabnahmen Übergaben Schadenbetreuung Objektbegehungen Schlüssel Beschlüsse Kündigungen Eigentümerwechsel Kautionen Regiekostenerfassung Manuelles Nachhalten Terminüberwachung Terminerinnerung Stornierungen
AIORES
eine Plattform · ein Login
Strukturierte Ergebnisse
Wenige, klar geordnete Ergebnisse.
Auftragsmanagement
Automatische Fristenüberwachung
Auswertungen & Reports
Zentrale Dokumentation (PDF)
Automatischer Nachweisversand

Links fließen die vielen, oft ungeordneten Vorgänge des Verwaltungsalltags ein — Anfragen, Angebote, Rechnungen, Schäden, Zählerstände, Abnahmen und viele mehr. AIORES bündelt sie hinter einem einzigen Login und macht daraus wenige, klar strukturierte Ergebnisse: Auftragsmanagement, automatische Fristenüberwachung, Auswertungen und dokumentierte Nachweise.

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Bausteine der Familie
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im produktiven Einsatz
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Plattform · ein Login
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Laufende Weiterentwicklung
02 — Module
Module, die aus echten Verwaltungsalltagen entstanden sind — und stetig wachsen.
WebApp-Familie · zentral & mandantenfähig

Module der WebApp — im Browser, mit zentraler Rechteverwaltung

Die vernetzten Bausteine der WebApp-Familie laufen zentral im Browser. Zugänge, Firmen und kachelgenaue Berechtigungen werden im Admin-Bereich verwaltet — jeder Mitarbeiter sieht genau die Module, die für ihn freigegeben sind.

Im Einsatz

Beschlussvorlagen

Eine zentrale Sammlung häufig verwendeter WEG-Beschlussvorlagen mit Volltext-Suche, aufklappbarer Detailansicht und Kopier-Funktion samt Zähler — die passende Vorlage ist in Sekunden gefunden und übernommen, statt jeden Beschluss neu zu formulieren.

Reifegrad85%
Im Einsatz

Erinnerungsmanagement

Automatische Erinnerungen für wiederkehrende Dienstleisterleistungen — von Gartenpflege und Grünanlagen über Fallrohr- und Fallstrangreinigung bis zu Baumkontrolle und Ungezieferbekämpfung. Mit eigener Dienstleister- und Kategorienverwaltung und lückenlosem Journal jeder ausgelösten Erinnerung.

Reifegrad85%
Im Einsatz

Objektübernahmen & -übergaben

Strukturierte Prüfprotokolle für die Übernahme oder Übergabe von WEG-Objekten zwischen Hausverwaltungen — mit Unterlagen- und Vertragsprüfung, Checkliste, digitalen Unterschriften, automatischer PDF-Erstellung und Versand.

Reifegrad80%
Im Einsatz

Schlüsselmanagement

Wer hat welchen Schlüssel, seit wann und für welches Objekt? Die digitale Umlaufübersicht ersetzt die Schlüsselliste auf Papier, dokumentiert jede Aus- und Rückgabe nachvollziehbar und erzeugt auf Wunsch ein bebildertes PDF-Protokoll.

Reifegrad75%
Im Einsatz

Abnahme- & Übergabemanagement — im Büro vorbereitet, vor Ort in Minuten erledigt

Die digitale Wohnungsabnahme und -übergabe von der Vorbereitung bis zur Kautionsabrechnung — durchgängig in einem Baustein. Schon im Büro lassen sich Mieterdaten und Wohnungsbestandteile erfassen, vor Ort führt das Protokoll strukturiert durch jeden Raum, und nach der Unterschrift ist alles automatisch verschickt und dokumentiert.

Büro-Vorbereitung Entwürfe speichern Vorbelegte Checklisten Foto-Direktaufnahme Digitale Unterschrift (bis 4 Mieter) Automatischer PDF-Versand Zählerstände gebündelt Abnahme → Übergabe Wohnungsgeberbestätigung Kautionsabrechnung
Vorbereitung im Büro Mieterdaten und Wohnungsbestandteile lassen sich schon vor dem Termin erfassen und als Entwurf speichern. Bad, Gäste-WC, Einbauküche, Böden und Sonderflächen kommen mit vorbelegten Ausstattungs-Checklisten — bis zu vier Mieter hinterlegbar. Vor Ort muss dann nichts mehr getippt, sondern nur noch geprüft werden.
Geführte Abnahme vor Ort Das Protokoll führt Abschnitt für Abschnitt durch die Wohnung: vorbelegte Checkboxen, Freitextfelder je Raum und Schönheitsreparaturen — und Fotos der Schäden direkt mit der Kamera aufnehmen, die sofort ins Protokoll eingebettet werden.
Unterschrift & automatischer Versand Digitale Unterschriften (bis zu vier Mieter plus Verwaltung) direkt auf dem Gerät. Nach Abschluss erhalten automatisch alle Beteiligten das fertige Protokoll-PDF per E-Mail — der zuständige Mitarbeiter in Kopie.
Aus Abnahme wird Übergabe Die gespeicherte Wohnungsabnahme aufrufen und in eine Übergabe umwandeln — alle erfassten Inhalte werden automatisch übernommen. Nur noch die Kaution ergänzen; der Mitarbeiter führt vor Ort durch die Wohnung und zeigt die bereits erfassten Inhalte im Protokoll.
Wohnungsgeberbestätigung inklusive Nach Unterschrift des Übergabeprotokolls wird automatisch die Wohnungsgeberbestätigung erstellt und gemeinsam mit dem Übergabeprotokoll versendet — ohne zusätzlichen Handgriff.
Zählerstände auf einer Seite Alle Zählerstände — Wasser, Heizung/Wärmemenge und Strom (mit Marktlokation) — werden erfasst, per Foto belegt und auf einer Seite zusammengefasst, inklusive der unterschriebenen Einwilligung des Mieters zur Weitergabe an den Abrechnungsdienstleister.
Unterstützung bei der Kautionsabrechnung Aus jeder abgeschlossenen Abnahme entsteht automatisch ein Kautionsfall samt Fälligkeit. Kautionshöhe und Einbehalt erfassen, Rechnungen per Drag&Drop als Abzüge hinterlegen — das System berechnet die Auszahlung und erstellt die Kautionsabrechnung als PDF zum Versand an den Mieter, inklusive aller Belege.
Auszahlung = Kaution − Rechnungen − Einbehalt Endabrechnung des Einbehalts Automatische Fristerinnerungen
Reifegrad90%
Im Einsatz

Zählerstände bei Nutzerwechsel

Versand und Verwaltung von Einmal-Links, über die Eigentümer oder Mieter ihre Zählerstände beim Nutzerwechsel selbst übermitteln. Jede Meldung wird erfasst, übersichtlich gelistet und als PDF dokumentiert — ohne Vor-Ort-Termin und ohne Medienbruch.

Reifegrad80%
Wird erweitert

Objektbegehungsmanagement — vom Rundgang zur Entscheidungsgrundlage

Umfangreiche, strukturierte Objektbegehungen mobil planen, vor Ort mit Fotos dokumentieren und auswerten — mit eigener Rechteprüfung über den Zugriff. Aus der Begehung entsteht nicht nur ein Protokoll, sondern ein durchgängiger Prozess bis zur belastbaren Entscheidungsgrundlage für Eigentümer und WEG.

Leistungsstark & spürbar entlastend: weniger Erfassungsaufwand, keine Medienbrüche, keine Doppel­eingaben — das Modul senkt die Mitarbeiterbelastung deutlich und schafft Freiraum für die wirklich schwierigen Themen.
Umfangreiche Begehung Mobil und strukturiert vor Ort erfassen — mit Fotos und Notizen, inkl. Rechteprüfung über den Zugriff.
Mängel automatisch ermittelt Nach der Begehung werden die festgehaltenen Mängel automatisch aufbereitet — die zugehörigen Bilder und Texte inklusive.
Auftrag oder Angebotsanfrage an vordefinierte Firmen Direkt aus der Begehung an hinterlegte Unternehmen übermitteln — Bilder und Texte aus dem Protokoll werden automatisch übernommen. So schließt sich der Begehungsprozess mit einer logischen Erweiterung ab.
Entscheidungsgrundlage für Eigentümer & Versammlung Ergibt sich Instandsetzungs- oder Erhaltungsbedarf über die Verwalterbefugnis hinaus, wird daraus die Grundlage für die Eigentümer bzw. die WEG-Versammlung sauber vorbereitet.
Angebotseingang → an den Eigentümer Eingegangene Angebote lassen sich gesondert an den Eigentümer übermitteln — eine fertige Entscheidungsvorlage, ohne zusätzlichen Aufwand.
Vom Mangel zur Entscheidung Begehung, Mängel, Beauftragung, Angebote und Eigentümer-Information greifen nahtlos ineinander. Aus einem einzigen Rundgang wird ohne Umwege eine belastbare Entscheidungsvorlage — genau dort, wo sonst viel manuelle Nacharbeit anfällt. Eine kraftvolle Erweiterung des Begehungsmanagements.
Reifegrad70%
Wird erweitert

Schadenmanagement — der Versicherungsschaden von A bis Z, automatisiert

Von der ersten Schadenmeldung bis zur Schlussrechnung führt das Modul jeden Versicherungsschaden durch einen vollständig automatisierten Workflow — gestützt auf eine umfangreiche Versicherungs-Datenbank und standardisierte Mitteilungen. Weiterverarbeitet wird jedoch immer erst nach der Freigabe durch einen Menschen.

Vollautomatisch — und trotzdem in Menschenhand: die Automatik übernimmt Meldungen, Fristen und den kompletten Schriftverkehr, doch jeder Schritt läuft erst nach der menschlichen Zwischenprüfung weiter. Das entlastet massiv und hält die Kontrolle dort, wo sie hingehört.
Schadenmeldung Der Schaden wird durch Mieter oder Eigentümer gemeldet und als strukturierter Fall angelegt.
Leckortung (LO) beauftragen Passende Fachfirma per Klick aus der Datenbank beauftragen; das Ergebnis der Ortung wird gesichtet und dokumentiert.
Automatische Versicherungs-Erstmeldung Meldung an die Versicherung inklusive Versicherungsscheinnummer; die Schadennummer wird angefragt und danach in jedem Betreff mitgeführt.
Prüfung & Freigabe durch den Menschen Angebote, Rechnungen und Mitteilungen an Sanierungsunternehmen und Versicherung werden erst nach Freigabe per Klick versendet — danach führt die Automatik eigenständig fort.
Sanierung & Trocknung Sanierungs- und Trocknungsfirma werden automatisiert beauftragt und über standardisierte Mitteilungen begleitet.
Stromverbräuche der Trocknung Gemeldete kWh werden vom Mitarbeiter geprüft und zur Abrechnung an die Versicherung weitergeleitet.
Abschluss & Regiekosten Abnahme, Schlussmeldung und Ermittlung der angefallenen Regiekosten — Schadenbetreuung von A bis Z.
Der Mensch gibt den Takt vor Standardisierte, vorformulierte Mitteilungen an Versicherung und Dienstleister aus einer umfangreichen Versicherungs-Datenbank, lückenlos im Journal protokolliert und über eine Ampel fristgesteuert. Maximal automatisiert und aufwandsminimierend — doch jeder Prozess läuft erst nach der menschlichen Zwischenprüfung weiter.
Reifegrad70%
Im Aufbau

Angebotsmanagement — vom erkannten Mangel bis zur Beauftragung

Angebote strukturiert bei mehreren Auftragnehmern anfragen, den Rücklauf lückenlos überwachen und die Entscheidung sauber vorbereiten. Das Modul verbindet Objektbegehung, Angebotsanfrage und Auftragserteilung zu einer durchgehenden Kette — und legt damit die Entscheidungsgrundlage für Eigentümer und Eigentümergemeinschaft.

Ein Baustein, der Entscheidungen ermöglicht: Vom erkannten Mangel bis zur Beauftragung ohne einen einzigen Medienbruch — Anfragen, Rückläufe, Eingangsbestätigungen, Dokumente und Absagen laufen automatisch. Die Entscheidung selbst bleibt beim Menschen.
Anfrage an mehrere Auftragnehmer Angebote werden über das System bei einem oder mehreren Unternehmen angefragt — gezielt ausgewählt aus der hinterlegten Dienstleister-Datenbank.
Rücklauf per einmaligem Direktlink Jedes Unternehmen erhält einen einmaligen Direktlink und übermittelt sein Angebot damit direkt an den Mitarbeiter, der die Anfrage gestellt hat.
Dashboard: Rückläufe überwachen Alle offenen und eingegangenen Angebote übersichtlich verwalten. Automatische Erinnerungen halten säumige Firmen nach — so liegen die Angebote vor Eigentümerversammlungen rechtzeitig vor.
Stornieren per Klick Eine Anfrage lässt sich jederzeit per Klick stornieren — die Automatik informiert das Unternehmen umgehend.
Angebot kam per Mail? Drag & Drop Übermittelt eine Firma ihr Angebot doch per E-Mail, pflegt der Mitarbeiter es einfach per Drag & Drop nach — das Unternehmen erhält automatisch eine Eingangsbestätigung.
Entscheidung → Auftragserteilung Das gewählte Angebot wird direkt in die Auftragserteilung überführt: alle Dokumente werden automatisch übernommen — nach der Prüfung genügt ein Klick zur Beauftragung.
Automatische Absagen Nach erfolgter Beauftragung erhalten die übrigen Bieter automatisch eine Absage — ohne einen einzigen zusätzlichen Handgriff.
Verzahnt mit der Objektbegehung Jeder vor Ort festgestellte größere Mangel oder Instandhaltungsbedarf lässt sich direkt bei einem oder mehreren Unternehmen anfragen. Ob im Rahmen der eingeräumten Ermächtigung durch den Eigentümer bzw. die Eigentümergemeinschaft oder erst nach erfolgter Beschlussfassung: Das Angebotsmanagement liefert die Entscheidungsgrundlage und begleitet den Vorgang vom erkannten Mangel über die Angebotsanfrage bis zur Auftragserteilung — ein essenziell wichtiger Baustein der Familie.
Reifegrad40%
Wird erweitert

Hausmeisterportal — Einchecken per QR-Code, Leistungsnachweise vollautomatisch

Ein mandantenfähiges Portal für Hausmeisterservices: Der Hausmeister checkt vor Ort per QR-Code am Objekt ein, arbeitet seine Aufgaben in der App ab und meldet Reparaturaufwand samt Fotos direkt ans Büro. Bewohner scannen denselben Code und sehen digital, welche Leistungen wann erbracht wurden — der Papier-Aushang im Treppenhaus wird zum gepflegten, professionellen Nachweis. Und das Versenden der Leistungsnachweise an die Verwaltung entfällt komplett: Das System übernimmt es automatisch.

QR-Check-in vor Ort Aufgaben-Checkliste Reparaturmeldung + Foto Freigabe-Workflow Grünanlagen-Nachweis Automatischer Versand Bewohner-Ansicht Digitaler Aushang mit Logo Hausmeister-Admin
Vor-Ort-Check-in per QR-Code Der Hausmeister scannt am Objekt den QR-Code und ist eingecheckt. Die zu erledigenden Aufgaben erscheinen direkt in der App und werden vor Ort einfach abgehakt — nachvollziehbar dokumentiert.
Reparaturaufwand ans Büro melden Fällt vor Ort etwas auf, übermittelt der Hausmeister den Reparaturaufwand mit wenigen Tippern ans Büro — inklusive Fotos als Beleg, ohne Zettel und ohne Rückruf.
Büro → Hausverwaltung → Freigabe Das Hausmeisterbüro arbeitet die Meldung auf und übermittelt sie per Klick an die zuständige Hausverwaltung, die daraufhin die Freigabe erteilt — ein durchgängiger, dokumentierter Weg statt Telefonketten.
Grünanlagenpflege dokumentieren Durchgeführte Grünanlagen- und Reinigungspflege wird direkt dokumentiert und lässt sich als Nachweis an die Verwaltung übermitteln — lückenlos und ortsgenau.
Leistungsnachweise vollautomatisch Das manuelle Versenden entfällt vollständig: Das System stellt der Hausverwaltung die Reinigungs- und Leistungsnachweise in frei definierten Intervallen automatisch zu.
Automatischer Nachweis-Versand Kein Zusammenstellen, kein Versenden per Hand — die Verwaltung erhält die Nachweise im gewünschten Turnus von selbst:
Monatlich Quartalsweise Halbjährlich Jährlich
Digitaler Treppenhaus-Aushang Bewohner scannen denselben QR-Code und sehen digital, wann welche Leistung erfüllt wurde. Das ersetzt das manuelle Ausfüllen von Leistungsnachweisen im Objekt — und das System erzeugt automatisch einen hochwertigen Aushang mit Logo-Integration des Hausmeisterservices für ein professionelles Erscheinungsbild im Treppenhaus.
Hausmeister-Admin Die Steuerzentrale des Portals: Hier werden Objekte, Aufgabenkataloge und Zugänge verwaltet, das Service-Logo hinterlegt, die Versandintervalle der Nachweise festgelegt und gesteuert, welche Informationen für Bewohner sichtbar sind — alle Einstellungen und Freigaben an einer zentralen Stelle.
Reifegrad65%
Im Einsatz

Energieausweise

Zentrale Übersicht aller Energieausweise mit Gültigkeiten, Denkmalschutz-Ausnahmen und automatischen Erinnerungen vor Ablauf — inklusive Erfassungsmaske und konfigurierbaren Erinnerungsintervallen im Admin-Bereich.

Reifegrad80%
Im Einsatz

Neuwert & Gebäudeversicherung

Erfassung und Übersicht der Gebäude-Neuwerte je Liegenschaft — mit Neuwertberechnung nach Wert 1914 und Baupreisindex, hinterlegten Versicherungs- und Maklerdaten sowie einem Prüf- und Verwaltungsstatus.

Reifegrad75%
Wird erweitert

Auftragnehmer-Portal — ein Login, alle Vorgänge, Schluss mit der Mailflut

Regelmäßige Auftragnehmer bekommen auf Wunsch einen eigenen Portalbereich: Statt vieler Einzelmails sehen sie alle Aufträge und Schadenfälle gesammelt an einem Ort und reagieren direkt online. Der Zugang ist freiwillig — wer lieber bei E-Mails bleibt, ändert nichts und erhält weiterhin alles wie gewohnt.

Intern festgelegte Auftragsschwelle Freigabe durch die Verwaltung Double-Opt-in Eigener Login Aufträge + Schadenfälle Termin & Rückmeldung Angebot / Rechnung hochladen Betreuungsplan Dark/Light-Mode
Automatisch erkannt, bewusst angeboten Intern wird festgelegt, wie viele Aufträge ein Unternehmen innerhalb eines Monats erhalten soll. Ist diese Schwelle erreicht, schlägt das System der Verwaltung automatisch vor, einen eigenen Zugang anzubieten. Die Verwaltung behält die Kontrolle und gibt die Einladung gezielt frei — nichts geschieht ungefragt.
Freiwillig per Double-Opt-in Das Unternehmen entscheidet selbst: Es vergibt ein eigenes Passwort und bestätigt den Zugang über einen Link. Wer nicht möchte, muss nichts tun — die bisherigen Einzelmails mit allen Details laufen unverändert weiter.
Schluss mit der Mailflut Ist der Zugang aktiv, ersetzt eine kurze Hinweismail die Detail-Einzelmails: „Neue Meldung in Ihrem AN-Portal" mit einem Klick ins Dashboard. Alles Weitere wird direkt im Portal verwaltet.
Alle Vorgänge an einem Ort Aufträge und Schadenfälle sind gesammelt im eigenen Portalbereich sichtbar — mit Status, Frist, Termin und Kennzahlen zu offenen und erledigten Vorgängen, statt sich durch alte E-Mails zu suchen.
Direkt online reagieren Termin melden, Rückmeldung samt Angebotsbetrag abgeben, Angebote, Nachträge und Rechnungen hochladen und Betreuungstermine für Schadenfälle planen — die Verwaltung wird jeweils automatisch informiert.
Freigabe-Status auf einen Blick Im Dashboard sieht der Auftragnehmer sofort, ob ein eingereichtes Angebot bereits von der Verwaltung freigegeben (beauftragt) ist oder die Freigabe noch aussteht — ohne Rückfrage per Telefon oder Mail.
Sicher & datensparsam Eigene Zugangsrolle, signierte Einladungslinks und ein serverseitig gehaltenes Sitzungs-Token — der Auftragnehmer sieht ausschließlich seine eigenen Vorgänge in einem gefilterten Ausschnitt, ganz ohne versicherungsinterne Daten.
Rolle „Dienstleister" Signierte Links Nur eigene Vorgänge
Reifegrad70%
Im Einsatz

Zentraler Zugriff & Service-Dashboard

Ein geschützter Login per Token führt über das Service-Dashboard zu allen freigegebenen Modulen. Im Adminbereich werden Mitarbeiter, Zugänge und kachelgenaue Berechtigungen verwaltet sowie Firmenname, Logo und Erscheinungsbild zentral gepflegt — die gemeinsame Basis, auf der jeder Baustein aufsetzt.

Reifegrad95%
Im Einsatz

Auftragsmanagement — mobil vor Ort und umfassend am Desktop

Das umfangreichste Modul der Familie – in zwei aufeinander abgestimmten Varianten: die schlanke Vor-Ort-Erfassung am Handy oder Tablet und das volle Auftragsmanagement am Desktop. Jeder Auftrag wird über seinen gesamten Lebenszyklus begleitet — von der Beauftragung bis zur abschließenden Rückmeldung, mit minimalem manuellem Aufwand für alle Beteiligten.

Mobil · vor Ort Handy / Tablet
  • Der Objektbetreuer löst Aufträge direkt vor Ort aus — im Moment der Feststellung, ohne Umweg über das Büro.
  • Schlanke Variante mit nur den Dienstleistern der Vor-Ort-Betreuung — kein Suchen, keine Überforderung.
  • Fokus auf die schnelle, dokumentierte Auftragserteilung — in Sekunden, auf Wunsch mit Foto.
  • Genau das, was vor Ort gebraucht wird — ohne Ballast.
Desktop · im Büro Voller Umfang
  • Voller Funktionsumfang mit allen Dienstleistern, Objekten und Kostenstellen.
  • Zusätzlich: Fristenüberwachung, automatische Erinnerungen, Eskalation und interne CC-Kopie.
  • Vorgangs- und Rückmeldungsübersicht, Auswertungen sowie PDF-Erstellung und -Versand.
  • Für die vollständige Steuerung und Nachverfolgung aller Aufträge.
Auftragserteilung — mobil oder am Desktop Strukturierte Erfassung mit Zuordnung zu Objekt, Kostenstelle und Auftragnehmer — vor Ort bewusst schlank, im Büro mit vollem Funktionsumfang.
Rückmeldung des Auftragnehmers Schlanke, aufwandsminimierende Erledigungsanzeige direkt durch den Dienstleister — ohne Rückruf oder E-Mail-Pingpong.
Zusammenfassung des Auftrags Auftrag, Erledigungsanzeige und Rückmeldung laufen automatisch in einer übersichtlichen Zusammenfassung zusammen.
Fristenüberwachung Jeder Auftrag wird automatisch auf seine Frist hin überwacht — ganz ohne manuelles Nachhalten.
Automatische Erinnerung In konfigurierbaren Abständen rund um die Frist (Tage davor und danach) wird der Auftragnehmer per E-Mail erinnert — auf Wunsch mit angehängtem Auftrags-PDF.
Erinnerung & interne CC Jede Erinnerung wird mitgezählt und das Büro per interner CC-Kopie informiert. So bleiben hartnäckige Fälle sichtbar und können gezielt persönlich nachgefasst werden — erst dann, wenn die Automatik allein nicht mehr ausreicht.
Reifegrad92%
Brücke zwischen lokalem Rechnungs-Manager und WebApp · ohne Medienbruch

Verbindung zum lokalen Rechnungs-Manager — von der Rechnung bis zur Freigabe

Das Auftragsmodul lässt sich mit dem lokalen Rechnungserkennungssystem verbinden. Die offline erkannte Rechnung wird über eine Brücke bis zur freigegebenen Zahlung geführt — ohne dass sensible Belege das Haus verlassen.

Lokale Erkennung & Zuordnung Der lokale Rechnungs-Manager erkennt jede Rechnung offline und ordnet Sachkonto, Objekt und den wesentlichen Rechnungsinhalt zu.
Abgleich mit der Auftragshistorie In der WebApp werden die vergangenen Auftragserteilungen des jeweiligen Objekts geprüft und der Rechnung gegenübergestellt — als Absicherung der Zuordnung.
Zuordnung per Klick Die Buchhaltung übernimmt den Vorschlag mit einem Klick — oder leitet ihn zur Prüfung an den zuständigen Sachbearbeiter weiter.
Freigabe & Zahlung Nach der Freigabe des Sachbearbeiters genügt ein einfacher Klick zur endgültigen Freigabe; anschließend kann die Buchhaltung die Zahlung anweisen.
Nur zugeordnete Infos über die Brücke Über die Brücke wandern ausschließlich die zugeordneten Informationen in die WebApp. Die eigentlichen Belege und Rohdaten bleiben lokal auf dem Rechner.
Objekt Sachkonto Betrag Rechnungsgrund
Mensch entscheidet — keine Vollautomatik Zuordnung, Prüfung und Freigabe bleiben bewusst in der Hand von Buchhaltung und Sachbearbeiter. Das System schlägt vor und beschleunigt — die Entscheidung trifft der Mensch.
Lokale Desktop-Werkzeuge · 100 % offline

Lokale Werkzeuge — vollständig offline, direkt auf dem Rechner

Diese Bausteine sind bewusst kein Teil der WebApp-Familie: Sie laufen direkt auf dem lokalen Rechner, funktionieren vollständig ohne Internetverbindung und verarbeiten die Rechnungsdaten, ohne dass diese das Haus verlassen. Zugänge werden lokal angelegt und gespeichert — eine webseitige Rechtevergabe ist hier nicht erforderlich.

Im Einsatz
Offline · Keine Cloud · Kein externes neuronales Netz

KI-gestützte Rechnungserkennung — vollständig lokal, ohne Internetverbindung

Rechnungen werden automatisch erkannt, ausgelesen und klassifiziert — ganz ohne Internetverbindung und ohne Anbindung an ein externes neuronales Netz. Das Modell läuft vollständig auf dem lokalen Rechner und lernt kontinuierlich unter menschlicher Kontrolle hinzu. Buchhaltung und Verwaltung behalten die volle Entscheidungshoheit — das Programm ist darauf ausgelegt, zu entlasten, nicht zu ersetzen. Gut ausgebildete Mitarbeiter gewinnen so freie Kapazitäten für die wesentlichen Aufgaben, die echte Fachkompetenz erfordern.

100 % Lokal Offline-fähig Kein ext. neuronales Netz Objektzuordnung Sachkonto / Kontierung Auftragnehmer Rechnungsgrund Human-in-the-Loop OCR + Bilddateien Heizkostenerkennung Belegmappe (PDF) Legionellen-Turnus
Automatische Texterkennung (OCR) Verarbeitet sowohl OCR-optimierte PDFs als auch gescannte Bilddateien in PDF-Form — unabhängig von Qualität und Herkunft der Vorlage, ohne Internetverbindung.
Objektzuordnung Jede Rechnung wird automatisch dem richtigen Verwaltungsobjekt zugeordnet — anhand von Absender, Adressangaben und erlernten Mustern aus der eigenen Verarbeitungshistorie.
Kontierung & Sachkonto Das System ermittelt das passende Sachkonto auf Basis erlernter Buchungslogik und vergleichbarer Vorgänge — vollständig lokal, ohne Datenübertragung nach außen.
Auftragnehmer & Rechnungsgrund Firma und wesentlicher Rechnungsgrund werden erkannt und strukturiert ausgegeben — für eine sofort verwertbare, saubere Buchungszeile ohne manuelle Nacharbeit.
Lernen unter menschlicher Kontrolle Korrekturen durch Mitarbeiter fließen direkt ins Modell zurück. Die Software wird durch gezieltes menschliches Feedback besser — kein unkontrolliertes Selbstlernen, keine Black-Box-Entscheidungen.
Verarbeitungsgeschwindigkeit
1.500
Rechnungen
18 – 43 Minuten
AIORES
≤ 43 min
je nach verfügbarer Rechenleistung des Geräts
Manuell
Tage – Wochen
je nach Anzahl verfügbarer Mitarbeiter
Referenz-Testsystem Gemessen auf einem handelsüblichen Notebook mit Intel Core Ultra 7 255H (16 Kerne / 16 Threads — 6 Performance-Kerne bis 5,1 GHz, 8 Effizienz- und 2 Stromspar-Kerne, 24 MB Cache) und 32 GB Arbeitsspeicher. Eine moderne „Arrow Lake"-Notebook-CPU in 3-nm-Fertigung mit integrierter KI-Einheit (NPU) — kein Server, keine Cloud, keine Spezial-Hardware. Auf leistungsstärkeren Rechnern läuft die Verarbeitung entsprechend schneller.
Entlastung statt Ersatz Die Buchhaltung übernimmt ausschließlich die Kontrollfunktion — der zeitaufwändige manuelle Erfassungsaufwand entfällt vollständig. Gut ausgebildete Fachkräfte gewinnen so die freien Kapazitäten, die sie brauchen, um sich den Aufgaben zu widmen, die echte Expertise erfordern.
Reifegrad78%
Daten bleiben lokal Die wesentlichen Daten und Belege bleiben weiterhin lokal auf dem Rechner gespeichert. An die WebApp werden ausschließlich die zugeordneten Informationen übertragen, die dort tatsächlich benötigt werden — bewusst so gestaltet, dass keine Vollautomatisierung entsteht und die Kontrolle beim Menschen bleibt.
Hintergrundprozess · läuft beim Einlesen automatisch mit · vollständig lokal & offline

Automatische Heizkostenerkennung — die Heizkostenmeldung bereitet sich selbst vor

Schon während Rechnungen eingelesen und umbenannt werden, läuft eine stille Hintergrunderkennung mit — genau wie die Rechnungserkennung selbst vollständig lokal auf dem Rechner und ohne Internetverbindung. Jeder Beleg wird zusätzlich darauf geprüft, ob er für die Heizkostenmeldung relevant ist. Wasser, Abwasser, Wärme, Messdienste, Heizungswartung, Schornsteinfeger und Legionellenprüfung werden zielsicher erkannt — und dem richtigen Objekt sowie Wirtschaftsjahr zugeordnet.

Sachkonten je Objektbesonderheit Je nach Besonderheit einer Liegenschaft lassen sich die zu erwartenden Sachkonten definieren. So weiß das System pro Objekt genau, welche Belege zur Heizkostenmeldung gehören.
Wirtschaftsjahr-Zuordnung Aus Leistungs- und Abrechnungszeitraum ordnet das System jedem Beleg automatisch das korrekte Wirtschaftsjahr zu — inklusive Jahreswechsel-Logik bei Verbrauchsabrechnungen.
Meldung: „Alle Belege liegen vor" Sobald sämtliche benötigten Belege eines Objekts erfasst sind, meldet das System aktiv, dass nun alle Belege vorliegen und die Heizkostenmeldung an den Dienstleister erfolgen kann.
Prüfbericht mit angehängten Rechnungen Automatisch entsteht ein vollständiger Bericht: eine Zusammenfassung aller Rechnungen mit Ausweis der Einzelbeträge und Gesamtsumme. Die zugeordneten Original-Rechnungen werden direkt an den Bericht angehängt — der Mitarbeiter prüft und übermittelt final ans Heizkostenunternehmen.
Fehlende Belege & Fälligkeiten erkennen Das System erkennt Abweichungen: welche Belege ggf. noch fehlen und in welchem Jahr eine turnusmäßige Prüfung wieder fällig ist — etwa die Legionellenprüfung alle drei Jahre.
Vollständigkeit ohne manuelles Nachhalten Niemand muss mehr händisch verfolgen, welche Rechnung noch aussteht. Das System überwacht den Belegeingang selbst und meldet genau den Moment, in dem die Heizkostenmeldung vollständig vorbereitet ist — inklusive fertiger Belegmappe zum Prüfen und Freigeben.
Wird erweitert
Lokales Desktop-Modul · läuft direkt auf dem Rechner · ohne Internetverbindung · unabhängig von der WebApp-Familie

Abrechnungsmodul & Aufwandsentschädigung — Aufwandsentschädigungen bei Neuvermietung, kinderleicht erstellt & dokumentiert

Der Aufwand rund um eine Neuvermietung ist real — und selten sauber dokumentiert. Das Abrechnungsmodul macht daraus einen geführten, nachvollziehbaren Prozess: Jeder Arbeitsschritt ist mit einer hinterlegten Pauschalzeit im System vorbereitet. Man wählt an, was angefallen ist, hinterlegt die Nachweise — und erhält auf Knopfdruck ein vollständiges, prüffähiges Abrechnungsdokument. Der Baustein läuft — wie die Rechnungsumbenennung und die Heizkostenermittlung — vollständig lokal auf dem Rechner, ohne Internetverbindung und getrennt von der WebApp-Familie; eigene Nutzerrechte im Web-Backend sind daher nicht nötig, die Zugänge werden lokal verwaltet.

100 % Lokal Offline-fähig Unabhängig von der WebApp Checkpoint-Katalog Pauschalzeiten Stundensatz je Liegenschaft Netto / MwSt / Brutto Nachweise je Schritt E-Mail-Belege (.msg / .eml) PDF-Abrechnung
Der komplette Prozess als Katalog Vom Aufwand im alten Mietverhältnis über Vermarktung, Mietvertrag & Wohnungsabnahme bis zu Kautionsverwaltung und Versorgerwechsel — jeder Schritt ist als Checkpoint mit einer hinterlegten Pauschalzeit vorbereitet.
Mengenbasierte Positionen Wiederkehrende Aufwände werden anzahlbasiert erfasst — etwa je Besichtigung oder je Bewerbung — und automatisch hochgerechnet, ohne manuelles Zusammenrechnen.
Nachweise zu jedem Schritt Zu jedem Checkpoint legt das System automatisch einen Ordner an. Belege, Fotos und sogar E-Mails inklusive Anhängen (.msg / .eml) werden als Nachweis hinterlegt — lückenlos dokumentiert.
Automatische Berechnung Aus Zeit × Anzahl entsteht die Gesamtdauer, multipliziert mit dem Stundensatz der Liegenschaft. Netto, MwSt und Brutto werden automatisch ausgewiesen.
Fertiges Abrechnungsdokument Auf Knopfdruck entsteht ein professionelles PDF mit Aufwandszusammenfassung und allen Nachweisen — je Checkpoint eingebettet, sauber belegt und sofort prüffähig.
Von der Position zum Beleg-PDF Jede Abrechnung erhält eine fortlaufende Nummer und wandert vom Entwurf zum finalisierten Dokument — vollständig nachvollziehbar. Was früher aus losen Notizen und Bauchgefühl bestand, wird zu einer belegten, wiederholbaren Abrechnung.
Kinderleicht statt lästig Kein leeres Blatt, kein Vergessen einzelner Aufwände: Der Katalog führt Schritt für Schritt durch die Neuvermietung. Anklicken, Nachweis anhängen, fertig.
Reifegrad70%
Gute Verwaltung ist unsichtbar. Gute Software auch.

AIORES ist kein Produkt eines Unternehmens, sondern ein persönliches Projekt, das in der Freizeit entsteht. Der Auslöser war simpel: zu viele wiederkehrende Abläufe in der Immobilienverwaltung, die sich anders — schneller, klarer, nachvollziehbarer — lösen lassen.

Mich treibt seit jeher ein Faible für Prozessoptimierung: die Frage, wie ein Ablauf aussieht, wenn man jeden überflüssigen Schritt entfernt und nur das übrig lässt, was wirklich Wert schafft. Genau dieses Prinzip steckt in jedem Modul von AIORES.

Die Plattform wächst organisch — Modul für Modul, ausgehend von echten Problemen aus dem Verwaltungsalltag, nicht von einer fertigen Spezifikation. Die meisten Module sind bereits im täglichen Einsatz, werden aber nie als "abgeschlossen" betrachtet: jedes wird kontinuierlich um neue Funktionen erweitert, sobald sich im Alltag ein neuer Optimierungsbedarf zeigt.

— entwickelt & betreut von Toni Tolls
Und wenn am Ende alles rund läuft, ist das eben — Toll(s) gemacht.
03 — Entwicklungsstand & Zukunftsvision
Ein bewusst anderer Weg — von der Praxis zum Portal.
Zukunftsvision · Schritt für Schritt, entlang der wesentlichen Kommunikation

Wer sich hier über AIORES informiert, soll nicht nur den heutigen Stand sehen — sondern auch, wohin die Reise geht. Und warum dieser Weg ein anderer ist als der der meisten Anbieter.

Viele vergleichbare Lösungen beginnen mit dem Portal und füllen es anschließend mit Funktionen. AIORES geht bewusst den umgekehrten Weg: den der wesentlichen Kommunikation. Zuerst wird jede Optimierung sauber geplant und einzeln umgesetzt — genau dort, wo im Verwaltungsalltag echter Aufwand entsteht.

Die einzelnen Bausteine werden derzeit behelfsweise über ein schlankes Behelfsportal zusammengeführt, das den Mitarbeitern das Handling spürbar vereinfacht — ein Zwischenschritt, der schon heute Nutzen stiftet, statt auf das große Ganze zu warten.

Zu einem späteren Zeitpunkt entsteht daraus ein vollumfängliches Portal: Auf ihm sollen WEG-Versammlungen geführt und Abstimmungen vorgenommen werden, Einheiten samt Eigentümern und deren Mietern angelegt und objektrelevante Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert werden — einsehbar für die jeweiligen Eigentümer und Mieter.

Weil diese Umsetzung noch mehrere Jahre benötigt, liegt der Schwerpunkt heute bewusst woanders: in der Kommunikation und Optimierung der Prozesse mit den Auftragnehmern. Das durchweg positive Feedback der einzelnen Gewerke ist dabei die schönste, unerwartete Bestätigung — dass der eingeschlagene Weg der richtige ist.

Das Zukunftsportal

Vision · in mehreren Jahren
  • WEG-Versammlungen digital führen
  • Abstimmungen & Beschlüsse online
  • Einheiten, Eigentümer & Mieter anlegen
  • Objektdokumente zentral & einsehbar
Heute im Fokus

Kommunikation und Prozessoptimierung mit den Auftragnehmern — bestätigt durch das positive Feedback der Gewerke.